政府机关最重要的三件事是“办文、办会、办事”。政府机关和国企的日常工作，常常围着公文转，重要通知发布、任务下达、工作请示、会议记录等都需依靠公文，涉及公文写作、传递与管理。
出于对效率和安全的重视，近年来国家多部门针对电子公文国产化，颁布多部指导文件，全面推进电子公文信息化建设工作，帮助政府机关、企事业单位提升公文发文、收文、签报、交换和一体化管理的工作效率，保证信息传递的安全可靠性。
传统公文管理需要依赖大量的人力和时间去打通整个过程，在拟稿、审核、用印、分发、归档等环节中存在明显的弊端，公文管理中常见问题：
1、公文拟稿不规范：比如公文写作时存在文种使用不当、格式不正确、措词不严谨、主题不明确等等，造成公文拟稿经常出现问题，导致发文不及时。
2、行文规则混乱：在实际应用过程中，行文规则经常出现很多混乱现象。如：行文不按程序进行，存在直接向领导个人报送文件或越级行文、请示未经上级批复就下发指令性文件、涉及其他部门职能范围事项的文件不经会签就下发等现象。
3、公文流转慢，处理不及时：公文处理量大，涉及环节多，处理流程、方法不当导致公文不能及时处理，造成文件延误、遗失；对要件急件没有采取专办速办措施，致使文件无法及时传达落实；未建立督办催办机制落实承办情况，致使出现延误或漏办现象……
4、公文安全性低：公文系统安全体系要求严，难以保障公文全过程的安全应用。
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易臣公文管理平台
支持各级政府机关公文全流程电子化管理，涵盖组织单位内部、跨组织间的发文管理（拟稿→核稿/会签→审稿/签发→编号→校对→套红→分发→归档→档案）、收文管理（收文登记→领导批示→承办/传阅（督查督办）→归档→档案）、交换管理（公文分发、上报、拒收、退文、签收跟踪）。具备灵活、便捷、强大、安全特点，支撑公文高效下达，让组织协作高效开展。
一、公文文体类型丰富
支持《党政机关公文格式》（GB/T9704-2020）规定的法定15种公文类型，包括决定、通知、通报、议案、报告、 批复、函、纪要等，提供丰富的公文呈批表模板，可按不同公文类型预设文件/套红模板、文件字号、呈批表，满足公文不同应用场景，方便政府机关工作人员规范高效完成公文工作。
文件编辑，保留痕迹
支持在线编辑政务公文内容，可与OFFICE集成，保留公文修改痕迹，以便对比原稿与修改内容，确保政府公文安全、可靠、完整，防止篡改。
套红盖章，一键生成“红头文件”
政务机关审批签发公文自动选择套红模板，保证公文样式规范，实现不同类型、用途、使用场景的公文套红模板管理，做到一键生成“红头文件”，使用方便。
二、电子公文交换：灵活、安全
平台具有兼容性和伸缩性，可灵活接入其他办公系统。采用安全数据交换技术实现平行文、下行文、上行文的公文交换，支持不同单位、部门间公文交换，可由相关单位进行相应文书的签收，支持退文、公文签收跟踪、公文催办等。
帮助提升跨地区、跨单位、跨部门的公文流转速度及办公效率，实现公文双向交换与资源共享，尤其是提高交换的安全性、稳定性、规范性、严肃性。
三、公文高效便捷办理
公文办理包括收文办理和发文办理，平台提供一系列高效便捷的辅助办文功能，随时随地预览、处理公文：公文签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等，支持一键/批量办文、文件扫描识别。
移动办文
公文急着审批领导却不在单位，重要文件没有标识堆放了很长时间才把信息传达到位，这都会耽误信息时效性。易臣将公文管理同步到移动设备，手机、平板就能化身移动公文包，领导下基层调研、外地公务出差均可快速办文：在线对公文进行审批上报、签收、编辑等等。
手写签批，真迹保留
采用原笔迹公文签批技术，不破坏固有签批习惯，对各类公文进行原笔迹手写批注、圈阅及签字，同时签批笔记高清晰保存，经多次公文流转及签批后笔记不失真。
系统支持电子签章、在OFD版式文件（含稿纸、办理单）中手写签批、大屏移动终端中手写签批，实现无纸化办公，让跨部门签批更方便。
收文管理
公文处理不是简单的收收发发，而是传递政令、沟通信息的重要手段，是为承办工作提供重要的依据。干好分拣员，收到公文后，首先判断是否在收文范围内，对范围之外的要及时与发文单位对接、退文等。一般来说，重要且紧急的文件应该先办，然后是紧急但不太重要的文件，接下来是重要的文件，最后是一般常规性文件。确保每件公文运转顺畅有序、精准无误。
四、公文归档
根据公文其相互联系、特征和保存价值等，保证归档公文的齐全、完整，便于政务机关保管和利用。
公文管理系统的价值
易臣公文管理系统实现了公文交互以及管理的全流程电子化，整个公文交互既包含系统与系统之间的交互、单位与单位之间的交互、部门与部门之间的交互，又包含上行文、平行文、下行文等多种公文内容，为企事业办文更加规范及灵活，实现了办文的一体化、移动化。
1、无纸化：强大的公文管理体系，优化和规范了公文流程，全程无纸化管控；
2、多功能：建模功能不断拓展应用，满足各类公文处理需求，可变通、能组合；
3、无界限：各单位、部门间的界限，一个系统、一部手机全面打通，协同处理。
