前言：历经五年的筹备建设，香港某大学（东莞）正式启动，于9月2日举行开幕典礼。学校紧跟时代步伐，全面创新数字化设施，通过与易臣的合作，成功搭建了一套高效的协同办公系统，为教职工提供了便捷、智能的办公环境，全面提高学校办公效率。
关于香港某大学（东莞）
香港某大学（东莞）是中国广东省东莞市境内高等学校，位于东莞市松山湖科学城内，拟开展本科、硕士和博士研究生教育，办学总规模为6000人，于2022年11月25日正式创办。
学校以建设高水平大学为目标，全面对标粤港澳大湾区发展规划，以“国家所需、香港所长”为学科建设原则，引入香港某大学学术标准，实现“两校一质”，利用大湾区综合性国家科学中心先行启动区松山湖科学城平台优势，结合香港某大学世界领先的创新优势和丰富的国际研究合作与创新孵化经验，推动产学研深度融合。
合作背景：在全球化和信息化的大背景下，作为一所秉承现代教育理念的学府，学校认识到传统的办公模式已难以满足当前快节奏、高效率的工作需求。
为了提升管理效率、优化教学资源分配，并增强校园内外的沟通协作，学校决经过深入调研和多方比较，最终选择了在数字化办公领域有着丰富经验的易臣公司--专业的数字化解决方案提供商作为合作伙伴。
旨在通过技术手段改善教学质量和管理效率，推动无纸化办公，实现资源的最大化利用，为学生和教职工创造一个更加便捷、高效的学习和工作环境。
香港某大学（东莞）
协同办公系统核心功能
系统通过整合各类办公资源和工作流程：文事会一体化管理、文档管理、流程审批、通知公告发布、即时通讯以及移动办公等，提供了一个便捷、高效的协同工作环境。平台实现信息的快速流通与共享，优化决策过程，加强团队协作，提升整个校园的行政运行效能、透明度和教学管理水平。
01
办文管理
办公门户提供一个集中展示和处理工作信息的便捷平台，提高了工作效率和组织协同性：实时展示待处理的公文、待审批的流程、日程安排、最新的内部邮件、工作日志、办公便签等信息。同时，在权限允许的范围内，用户可以进行灵活的自定义设置，提升用户体验和工作的灵活性。
02
办会管理
对学校会前、会中、会后的会议全过程进行管理。功能包含会议室设置、会议室状态、会议申请、会议登记、会议记录、会议执行管理会议纪要记录人逐条起草会议纪要(支持开会时，同步、逐条起草会议纪要)，经上级领导、校领导审批后，送相关领导或部门阅读。
03
办事管理
对学校内部需督办事项进行全过程管理，并与公文管理、会议管理互通，实现“文事会一体化”，对内督办事项来源一般包含：会议决定、领导批示、领导交办、重要文件、事项项目等。
应用价值
香港某大学（东莞）与易臣合作，成功实现数字化办公环境的构建，学校的数字化转型取得了显著成效：系统营造了一个高效、协同、无缝对接的工作环境，得到学校广泛使用和好评。
电子化流程审批加快工作流转速度，即时通讯和通知公告保持信息的及时沟通与更新，移动办公使得教职员工不受地点限制，随时随地处理工作事务，极大提高了工作的灵活性和效率这一创新升级案例充分展示了数字化技术在教育行业中的应用潜力，为其他教育机构提供了宝贵的参考经验。
