各企业单位在数字化采购管理中面临的难点主要包括流程复杂、成本控制难、供应链风险等，在采购过程中也存在多种隐患，如供应商不稳定、价格波动、质量不符、交货延迟等问题：
流程复杂：
企业采购流程通常包括需求识别、供应商选择、报价评估、合同签订、采购执行等步骤，每一步都需要大量的时间和精力。缺乏系统化的管理和工具支持，容易导致信息孤岛和沟通障碍。
成本难以控制：
企业在采购过程中难以对价格透明度和市场动态有足够的把握，导致难以获得最优价格并控制成本。
供应链风险管理不足：
供应链中潜在的风险很难及时发现并应对，如供应商评价和监控不足，以及突发事件的应对措施。
信息化程度不高：
中小企业由于投入有限，往往信息化基础薄弱，采购数字化水平落后。
技术应用不到位：
没有对企业中的现有技术进行仔细评估，并发现可以提供帮助的解决方案，导致遗留系统可能无法满足当前的工作需求。
易臣数字化采购管理平台
易臣数字化采购管理系统通过在供应商管理、采购需求、采购立项、采购招标、采购执行以及财务结算等关键环节应用先进的技术和方法，为企业构建了一个全方位的“防护网”，降低采购过程中的各种风险，确保企业能够稳定、高效地进行采购活动。
结合采购业务的系统价值，易臣数字化采购平台融合电子签章、电子档案、身份认证、电子发票、自然语言等技术手段，并可集成ERP/MES/OMS等多套管理系统，实现全程电子化：电子合同、电子发票、电子档案、电子招标、电子支付，减少了人工操作的繁琐性和出错率，提高采购的效率和透明度。
以下是针对企业、单位采购管理各个方面难题的一些解决方法：
01.
如何解决供应商管理信息不透明、
供应链风险、绩效监控难等问题？
信息不透明：
供应商提供的信息可能存在夸大或隐瞒，导致企业在没有充分信息的情况下做出合作决策。
供应链风险：
供应商的供货稳定性直接影响企业生产，任何供应中断都可能导致生产线停滞。
绩效监控难度：
缺乏有效的工具和方法来持续监控供应商的绩效，包括质量、交付时间等关键指标。
解决：供应商管理
供应商评价：
定期对供应商进行审计、综合评价、严格的筛选和评估，包括质量、交货期、价格、信誉度等方面，以便更好地选择优质供应商。
供应商情况汇总：
收集和整理供应商的相关信息，包括资质、信誉、合作历史等，方便企业进行供应商筛选和管理。
支持建立多元化的供应商体系，避免对单一供应商过度依赖， 与关键供应商建立长期合作关系，通过签订合同来保障双方权益。
02.
如何解决采购需求预测不准确
导致库存积压或缺货问题？
需求预测不准确：
需求预测的准确性直接影响采购计划，预测失误可能导致库存积压或缺货。
内部沟通不畅：
需求部门与采购部门之间沟通不畅，导致采购需求不能真实反映实际需求。
市场变化适应性：
市场快速变化使得采购需求需要频繁调整，传统的采购流程难以适应这种快速变化。
解决：采购需求管理
建立需求预测机制，根据市场变化和销售数据调整采购计划。支持多端发起采购需求申请流程，明确采购需求，包括数量、规格、质量标准、预算等，帮助企业收集、整理和分析采购需求，确保采购计划的准确性和合理性。
03.
如何解决采购立项流程繁琐、
成本效益分析、风险评估不足问题？
成本效益分析复杂：
准确进行成本效益分析需要综合考虑多个因素，如价格、质量、交货期等。
立项流程繁琐：
立项过程中需要多部门审批，流程繁琐，耗时长，影响效率。
风险评估不足：在立项阶段可能忽视对潜在风险的全面评估，增加项目失败的风险。
解决：项目管理、绩效管理
项目管理
对每个采购项目进行成本效益分析，确保采购的必要性和合理性，设立专门的采购审批流程，确保采购决策的透明性和公正性。
项目登记：
记录采购项目的基本信息，如项目名称、预算、采购内容等。
项目审批：
对采购项目进行审批，确保项目的合规性和可行性。
绩效管理
预算绩效：
根据企业的采购目标设定预算绩效指标，并对采购预算执行情况进行监控和评估，根据市场变化和实际采购情况，实时调整预算分配，不断优化预算制定和执行过程，确保预算的合理使用。
项目绩效：
对采购项目的实施指标（成本和效益）进行评估，为企业提供成本节约的策略和建议，提高采购效率和质量。
04.
如何解决采购执行订单
跟踪困难、质量控制问题？
订单跟踪困难：
在执行阶段，实时跟踪订单状态困难，尤其是在面对众多供应商时。
质量控制：
确保采购物品符合质量要求，避免因质量问题影响最终产品的质量。
应对突发事件：
在采购执行过程中，如何快速有效地应对突发事件（如供应商突然破产）是一大挑战。
解决：采购管理、合同管理
采购管理
利用电子采购平台进行订单管理，跟踪订单执行情况，减少人为错误，提高透明度，及时处理可能出现的问题。通过集成财务和库存系统，实现数据一致性和准确性。
采购审批：
对采购申请进行审批，确保采购活动的合规性。
采购信息录入：
将采购相关信息录入系统，便于跟踪和管理。
合同/项目验收管理：
对采购合同和项目进行验收管理，确保采购质量和进度。
合同管理
签订详细的合同，明确交货时间、质量要求、违约责任等条款。
合同审批：
对采购合同进行审批，确保合同的合规性和可行性。
合同变更：
对合同进行变更管理，确保合同的灵活性和适应性。
05.
采购档案如何完整归档，防篡改？
采购档案管理不仅是采购活动的详细记录，也是减少采购风险、优化采购工作的重要保证。
档案管理规范和标准缺乏统一性：
缺乏统一管理标准，管理松散
利用效率较低：
缺乏有效的整理与分类，难以快速检索到所需信息
电子档案管理不够规范：
如如电子签名，影响电子档案的管理效率和安全性
解决：采购档案管理
项目档案：
电子化存储和管理采购项目的相关资料，将采购档案扫描成电子文件，并进行适当的命名和分类，便于查阅归档、防丢失。使用电子签名保证文件的真实性和防篡改性。
普通档案：
存储和管理采购相关的其他资料，如供应商信息、采购政策等。
06.
如何解决财务结算透明度、
延迟支付、汇率风险的问题？
财务透明度：
确保财务结算的透明度，避免在结算过程中出现不规范操作。
延迟支付问题：
延迟支付可能影响企业信誉，并可能导致与供应商的关系紧张。
汇率风险管理：
对于跨国采购，汇率波动可能导致实际支付成本大幅变动。
解决：整合采购全流程、合同付款
数字化采购平台通过整合采购全流程，对采购申请、审批、采购订单生成和发货跟踪等环节进行流程改造，实现全线上管理。这种全流程数据报告实现了采购业务可视化，能降低采购腐败的风险、为企业发展战略决策提供支持。
合同管理：
合同付款：对合同付款进行管理，自动生成应付账款，并与供应商即时对账，降低延迟支付的风险，支持对供应商的发票和相关文件进行仔细核对，防止财务风险。
合同汇总表：生成合同汇总表，方便企业对合同进行统计和分析。
数字化采购管理系统
在各行各业的应用价值
各类单位都可以从应用易臣数字化采购管理系统中获益，提升采购效率，降低成本，增强市场竞争力。
企业规模较大的公司：
大型企业由于其规模和业务的广泛性，采购需求复杂且多样化，易臣采购管理系统能够提供综合的采购解决方案。提高效率：自动化采购流程，可以显著提高采购效率，减少人工干预，降低操作错误。多级审核机制：确保了采购过程的安全与规范，有利于大型企业维持稳定的供应链。
制造业单位：
生产物资采购关键：制造业单位依赖于稳定、高效的生产物资供应，数字化采购可优化物料采购和管理流程。供应商管理：系统能够帮助制造企业评估和选择最优供应商，确保生产材料的质量和供应稳定性。成本控制：数字化采购管理系统助力制造企业有效控制成本，分析采购数据，优化采购决策。
政府和事业单位：
政府及事业单位需要在公共资源管理中确保透明和公正，数字化采购管理系统全流程可追溯、留痕，保障阳光操作。多部门协调：系统支持跨部门协调，提高政府采购的效率和透明度。
合规性：政府采购需严格遵守法规，易臣系统内置的合规性检查保证了采购活动的合法性。
中小企业：
数字化平台的技术赋能功能使中小企业能够以较低成本使用先进的采购管理工具，帮助中小企业优化资金使用，改善现金流管理。中小企业借助数字化采购管理系统，能够在市场中快速响应需求变化，提升竞争力。
医疗健康机构：
医疗健康机构需采购关键物资，如药品和医疗设备，数字化采购管理系统能确保这些物资的及时供应，以及质量管控：系统支持严格的质量控制流程，保证医疗采购物资的高标准。
教育机构：
学校等教育机构需要采购教学设备和材料，数字化系统简化了这些资源的采购过程。预算管理：教育机构通常有固定的预算，数字化系统帮助其在预算内进行最有效的采购。供应商管理：系统支持对教育物资供应商的管理，确保可靠和持续的供应。
