前言：易臣签约为广东某市下辖县构建智慧电子公文办公系统项目，包括协同办公平台PC 端办公应用及粤政易移动办公应用，文、事、会全线贯通，此外，提供一套覆盖全县多个镇、社区共数十个单位的电子公文交换平台，实现全县内公文互联互通。
项目背景
该县总面积1000多平方公里，辖10多个镇、近10个社区、100多个村，人口接近30万。
紧跟省级数字化部署步伐，重视数字政府的建设，在不同时期建设了不同的应用系统。随着业务规模的不断扩大和信息化发展的更新迭代，该县对系统建设产生了新的需求:
1、需要一个统一的协同办公平台，打通下属各镇、社区等各个系统、应用的基础信息，让数据在权限内共享，不遗漏及时处理工作，提升办公效率，加强统一管控。
针对现有公文系统公文拟稿不规范、行文规则混乱、公文流转慢，处理不及时等问题，需要一个更加智能化的电子公文交换平台，规范公文拟稿，处理大量的流转涉及环节多的公文时，做到及时处理，文件不延误不遗失；对要件急件采取专办速办措施，让文件不延误不遗失，及时传达落实。
对原有公文系统迁出的数据进行分析。梳理系统的数据结构、功能结构，业务流程等内容，以及系统的数据库版本、服务终端操作系统版本、中间件版本等运行环境内容，理清数据迁移的总量。
此次，该县选择易臣，通过升级、建设统一协同办公平台和建智慧电子公文办公系统，以统一汇聚的协同管理大数据为核心、以全流程统一调度的协同运营为重点进行平台设计，实现该县多个镇、社区共数十个单位统一协同办公、信息资源管控、公文互联互通等多方面管控的信息技术支撑，促进跨单位、部门的信息、业务联动与协作。
提供一套县级电子公文交换平台，实现全县内公文互联互通。
具有兼容性和伸缩性，可灵活接入其他办公系统，实用、高效、安全。采用安全数据交换技术实现平行文、下行文、上行文的公文交换，支持不同单位、部门间公文交换，可由相关单位进行相应文书的签收，支持退文、公文签收跟踪、公文催办等。
1、部署专门的测试环境，在测试环境中运行迁移程序。将所有的数据转换成新系统的数据。
2、数据正式迁移：在扩容的公文系统的文件柜模块按年份新建分类，手动将原公文系统导出的RAR 文件，按年份和分类上传到新的系统中。
3、迁移结果对比调整：将原有公文系统历史数据和新系统迁移后的数据比对。检验数据是否完整准确地迁移到新系统中，检验的方法包括数据量对比，预期现实效果验证，数据类别对比等。
按照该县的需求范围进行系统功能建设，包括 PC 端应用办公应用及粤政易移动办公应用。
应用软件
易臣日程管理以时间为中心，以智能工具为助手，将工作日程记录下来，支持自动提醒，不怕日程被打乱遗忘，进一步稳定工作节奏，提高政府机关各部门工作执行效率和组织协调能力。易臣协同平台通过日、周、月程一览表，提前规划领导行程，智能提醒日程安排，便捷进行团队共享，确保领导工作有序开展。
个人日程：灵活设置时间、内容、提醒方式等，提高工作执行效率和团队协调能力。
领导日程：进一步转变工作作风，提高办事效率，秘书可以查看、维护领导的公开日程，也可以为领导设置日程。
会议是组织决策最关键的管理行为。会议管理贯穿各类会议的前、中、后期,贯通线上线下,提供”保姆式”会议组织流程,轻松解决会议室冲突、会议进展不详、资料零散分布等问题,助力政企实现会议全流程智能化，进一步提高办会效率、降低办公成本。
会前管理轻松解决会议议题和议程的拟定问题，支持多天线上预约会议,周例会一次搞定,还可简便完成座位安排、通知人员等多项内容。流程化管理是保证会议顺利进行的基础，同时让会前管理更简便、更高效。
会前完成会议室预定，对重要会议议题进行收集，发起会议申请，进行会议排座、发布会议通知
会后由专人对会议内容和会议安排做详细记录并提交会议纪要，系统自动关联到相应的会议中形成会议材料库。
通过信息化手段解决车辆在集中管理过程中遇到的调度慢、费用高、安全监管不到位等方面的问题，满足不同任务不同使用场景需求,实现单位车辆管理扁平化、用车调度智能化、车龄监控实时化、车辆费用透明化。
车辆管理实现对单位驾驶人员、车辆基本信息及车辆使用维修信息(车辆保险、年审、维修、加油、违章等)进行数字化管理。同时支持对车辆保养、维修、保险、换照时间的设置提醒,确保车辆及时养护。
实现用车申请全过程流程化管理，从车辆使用申请、审批、派车、出车、回车管理,用车评价提供一站式用车服务,满足用户线上提交用车申请，领导在线极速进行用车审批，管理员工在线快速调度。
实时监控车辆当前车速、司机、车辆信息、当前有告警行为的车辆、车辆状态、电子国栏等信息,还可通过时间和车牌号,定位车辆的历史轨迹，并定位该辆车的司机、最高时速、最低时速、行驶里程、油耗、告警次数、告警类型等相关信息。同时,提供多维度用车统计分析数据。
通过对固定资产运转生命周期和经济生命周期进行动态、可视化管理,实现企业资产“采购 - 录入 - 使用 -维修 - 盘点 - 报废”全流程管理,为用户单位搭建一个规范化、体系化、协同化的资产信息化管理平台。
整合供应商供应链,对接电商平台实现多模式寻源、比价,采购信息透明化帮助企业实现优质采购,降低采购成本及风险,提升沟通及采购效率;可实时跟踪市场变化,让用户单位轻松合理配置自身需求。
实现资产登记入库，同时支持批量导入导出资产数据，为不同人员设置不同的资产数据查看权限。支持自定义标签(如二维码)，满足资产管理一物一码的要求。
提供多样化资产盘点,可通过移动端创建盘点单,扫码盘点，盘点结果自动提交，减轻盘点工作量,提升工作效率,了解资产正常、盘盈、盘亏情况，做到账实相符。
实现多维度可视化数据报表,能跟踪每个资产的使用情况，也能全局掌挥企业资产状况。提供全方位资产信息查询功能,并匹配智能检索算法，支持实现资产快速查找。
对合同进行体系化、动态化、全流程地管理，从合同起草到签约流程发起、完成签署、合同执行的全周期管理,打造电子化、流程化的电子合同管理平台，有规范合同管理的同时，让合同管理更安全，更高效。
在线快速起草、编辑合同,支持套用对应合同范本，关键信息自动写入，合同正文自动生成。
系统支持对执行中的合同进行信息变更、对履约完毕的合同进行状态变更、为已有合同增加补充合同，通过流程规范合同变更、补充过程，变更审批通过后，系统自动更新合同档案，增加该合同的历史版本信息、状态变更记录等，确保信息完整准确、便于追溯。
收付款计划日期临近，系统会自动发送消息提醒经办人按期执行对应计划，避免因为合同执行偏差造成坏账、违约风险。同时系统可根据合同信息中的收付款记录自动核算应收、应付款总额，无需人工计算，收付款执行精准、高效。
支持合同数据自动生成多类型图表,可视化数据有效提高合同分析效率,支持统计报表快速自动生成,有助用户多维度分析合同情况，数字化支撑合同管理更高效。
督办工作是决策执行程序中必不可少的重要环节,易臣可视化督办工作能有效确保重要工作事项得到坚决贯彻落实,协助组织提高督办工作效率。改变督办工作作风、强化督查工作标准。
督办工作发起简洁，流程办理清晰,自动对督办重点进行任务细分，下派执行任务,同时自动关联对应的分管领导,提高重点工作的执行效率。事前计划审核、事中执行监督、事后结果监管，督办事项实现全流程闭环管理。
采用一式一报和周期汇报两种督办反馈方式，同时支持设置督办工作反馈定时提醒、超期自动提醒,确保不错过任何一次督办工作反馈。
支持对督办事项进行“红、黄、绿”灯预警监控,同时对工作签收、任务汇报、督办建议等实行任务超期预警;从个人、单位、科室、超期工作、已完成工作等维度提供督办工作统计,还支持定时自动更新统计,强化评价考核，加强审计监督。
支持按阶段汇报工作成果，详细记录每周、每月、每季、每年达成的工作成效，同时支持制定下期工作计划，有效保证预期工作安排能尽快落实。
自由创建汇报模板：支持创建不同岗位、不同内容的的工作汇报模板，便于企业个性化定制。
工作问题及协调：支持记录及向上汇报每天工作完成情况，及时反馈存在问题和请求领导协助协调事项。
全面汇报视图：管理人员可按时间或成员快速查阅下属或自己的工作报告，及时了解具体的工作情况。
1、规范管理，提高工作效率：通过工作流系统，员工不用拿着各种文件、申请（比如：公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批）在各部门之间跑来跑去，等候审批、签字、盖章。打造流程闭环，让工作更便捷、更高效、更智慧。
2、提高文件的安全性。在传统的纸质文件传输过程中，文件容易丢失、损坏或被篡改，而电子公文办公系统可以对文件进行加密存储和传输，还可以实现对文件访问权限的控制，防止未经授权的查看和修改，确保文件的安全性。
3、节省运营成本：有利于环保和资源节约。降低资源消耗，减少环境污染，助力绿色环保，符合可持续发展理念。
4、消除信息孤岛、资源孤岛：协同办公平台消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”。
